typing_keyboard-expenses-blue.png

Skanning, tolking og verifisering


SCROLL DOWN

Skanning, tolking og verifisering


4.png
 
 

FAKTURASKANNING MED IBISTIC

Ibistic Technologies utvikler og leverer et system for elektronisk fakturabehandling som driftes som SaaS (Software as a Service).


Virksomheten har alltid hatt følgende punkter sentralt i sin visjon og strategi:

  • Bidra til elektronisk handel basert på EDI (Electronic Data Interchange)
  • Miljøhensyn ved å digitalisere all informasjon som kan flyttes på papir
  • Unngå sløsing med papir
  • Samordne aktiviteter som sparer bedrifter for tid og penger
  • Bidra til økt fokus på hver enkelt virksomhets kjernevirksomhet
  •  Forenkle forretningsprosesser

Det siste punktet er grunnlaget for at Ibistic fra starten har samlet kundenes fakturavolum og til rettelagt en rasjonell tjeneste mht. innsamling og digitalisering av fakturainformasjon.


 
farvede to hjørner.png
 
 

SKANNING, TOLKING OG VERIFISERING AV FAKTURAER

I Norge sendes fakturaer, kreditnotaer og purringer hovedsakelig i 3 formater:

 

1.png
 

Printet på papir og sendt via Posten

Selv om det er lite ønskelig, er det fortsatt en stor del leverandører som sender fakturaer papirbaserte. Det medfører mye ekstraarbeid, og er bortkastet tid og misbruk av kompetanse hos mottakeren av fakturaene. Enten må man registrere dataene i økonomisystemet og godkjenner dem på papiret, eller mer moderne bedrifter skanner fakturaene selv, slik at de blir lastet inn i et system for tolking av innhold og korrigering av feiltolking, før fakturaene kan sendes til godkjenning og kontering.

Unngå lav presisjon ved fakturatolking. De mest moderne bedriftene gjør som Ibistics kunder, og setter bort hele prosessen med:

  • Poståpning
  • Skanning
  • Tolking
  •  Verifisering og kvalitetssikring av dataene

Til profesjonelle som har dette som kjernevirksomhet. Fortsatt er ikke dataene garantert 100 % korrekte. Ibistics kvalitetsgaranti ligger på 99,8 %.

 
 
 
2
 

I E-post som pdf-faktura

Det er all mulig grunn til å ta hensyn til miljøet, og unngå bruk av papir som medium når det er: Unødvendig,  kostbart, arbeidskrevende og miljøfiendtlig. Ibistic har derfor til rette lagt for at det er lønnsomt å gå bort fra papir som medium og over til elektroniske fakturaer og bilag gjennom:

  • Invoicedrop.com for mottak av fakturaer basert på PDF og TIFF
  • EHF- og PEPPOL- dokumentformater og infrastruktur

PDF = Portable Data Format

TIFF = Tagged Image File Format (TIFF er også et format som benyttes på linje med PDF).

Altså, det man vinner ved PDF-fakturaen, er at man slipper poståpningen og erstatter den med å laste ned filen fra mailen til et filområde, Dropbox, C:\ eller et liknende sted. PDFen må deretter lastes inn i et system for videre behandling, som beskrevet over. De mer avanserte benytter et system for:

  • Tolking
  • Verifisering og kvalitetssikring av dataene

Til profesjonelle som har dette som kjernevirksomhet. Fortsatt er ikke dataene garantert 100 % korrekte. Ibistics kvalitetsgaranti ligger på 99,8 %.

 
 
 
3
 

Direkte elektroniske som EHF

Direkte digitale elektroniske fakturaer sendt som EHF via EHF infrastruktur, er å foretrække. Det er langt den enkleste metoden. 

EHF = Elektronisk HandelsFormat.

Mer om det, se her:

 

få bedre forståelse for skanne-, tolke- & verifiseringsprosessen Se videoen her.

For at dere skal få en bedre forståelse for denne prosessen, har vi lagt ut denne videoen fra en av våre leverandører. Den gir et innblikk i hva prosessen innebærer.

 
 
 
 
 

Ibistics konseptskisse

Slik virker fakturaskanning hos Ibistic: 

Ibistics konseptskisse
 
 
typing_keyboard-expenses-blue.png

Interessert i å prøve et system for fakturabehandling?


SCROLL DOWN

Interessert i å prøve et system for fakturabehandling?


Om registrering av fakturadata og mottak - skanning


SCROLL DOWN

Om registrering av fakturadata og mottak - skanning


 
 

 

OM REGISTRERING AV FAKTURADATA

 

Her skal vi konsentrere oss om de to første punktene. Felles for disse, er at de må behandles for å hente ut dataene elektronisk, slik at de kan brukes videre i et system for elektronisk fakturabehandling, altså i en digital fakturabehandlingsprosess.

 

 

Registrering av fakturadataene fra disse, gjøres med to metoder:

 
Manuel registrering av data

Mottak av fakturaer via Posten på papir med poståpning og forberedelse til skanning med fjerning av stifter, binders, unødvendig reklame etc. med skanning av papir til elektronisk bilde, TIFF.

 
elektronisk tolkning av innholdet i fakturaene

Mottak av TIFF eller PDF via mail til invoicedrop.com, hvor fakturavedleggene automatisk løftes av mailen, tildeles en ID og sendes i en strøm til tolking og verifisering. Elektronisk tolking av innholdet i fakturaene. Tolkingen gjøres ved hjelp av OCR (Optical Caracter Recognition), i et system som gjenkjenner de verdiene systemet skal tolke og omgjøre til den tekst og de tall som er nødvendige for registrering av fakturaene.

 
 

 
 
 
 

Felles for formatene er at de:

Må tolkes (OCR-leses)

Dataene må verifiseres/kvalitetssikres

Dataene kan ikke garanteres å være 100 % korrekte. Vår garanti er 99,8 %. 

Arbeidet med dette er kostbart og arbeidskrevende å gjøre selv. 

Det krever spesiell kompetanse, og kan med fordel settes bort til profesjonelle leverandører.

Arbeidet er ulønnsomt og lite fremtidsrettet, og bør ikke satses på i dag, nå som EHF-formatet er på full fart inn i markedet.

 

 
 

 
 
 
 
mottak_av_elektronisk_faktura_miljovenligt.png

Mottak av papirfakturaer

Mottak av fakturaer via mail (PDF / TIFF)

 
 

Nasjonalt og internasjonalt sendes størsteparten av fakturaene på papir. Ibistic har knyttet til seg forskjellige leverandører som tilbyr sine tjenester i forskjellige områder, og vurderer fortløpende kvalitet og pris på disse tjenestene.

Siden ibistic har førstelinjesupport på tjenestene vi outsourcer til dyktige fagmiljøer, er vi helt avhengige av kvaliteten på disse tjenestene. Ibistic har en garanti for korrekt tolking (OCR) på 99,8 %. Vi nyter godt av en høyere leveringskvalitet, men selv den lille marginen er for arbeidskrevende, så vi søker alltid å hjelpe våre kunder i retning av 100 %. Derfor arbeider vi aktivt med våre underleverandører for å bedre kvaliteten på samarbeidspartnernes tjenester.

 

 

  • Mottak, åpning, sortering og tilrettelegging av fakturaene for skanning
  • Skanning av fakturaene
  • Tolking/OCR-lesing av det skannede bildet TIFF av fakturaene
  • Maskinmessig evaluering av dataene
  • Manuell verifisering og korrigering av de tolkede dataene
  • Overføring av det elektroniske bildet og de digitaliserte fakturadataene
 

Alle Ibistics kunder har mulighet for å få en egen epostadresse for mottak av fakturaer via mail. De får tildelt en egen xxx@invoicedrop.com-adresse. Dette er en spesiell tjeneste som er utviklet av Ibistic for mottak av fakturavedlegg via epost.

Til denne tjenesten kan man skanne mottatte fakturaer selv og får dem tolket og verifisert med høyeste kvalitet. Leverandører kan også sende fakturaene direkte til den samme invoicedrop-adressen. Denne tjenesten sikrer at fakturaene blir levert automatisk i Ibistic Invoice System på samme måte, ferdig tolket og verifisert til en billige pris.

Behandlingen av PDF-fakturaer er på mange måter og i hovedsak lik den som er beskrevet på papir. PDF er i praksis som en ferdig skannet papirfaktura, altså et elektronisk papir. 

 

  • Vedlegget i mailen kan være et skannet bilde i  TIFF- eller PDF-format
  • PDF kan være generert i forskjellige systemer, og dermed ha forskjellige kvaliteter - mer eller mindre lesbart.
  • Det er alltid en fordel at fakturaen er systemgenerert. Det sikrer tolkekvaliteten og kvaliteten på dataene. 
  • Det er nær 20 forskjellige PDF-formater. Dette skaper utfordring mht. tolk
  • Om man skanner selv, er det viktig å skanne til sort/hvitt i 300 punkters oppløsning
  • Skanneren må trekke rett inn og helst ha funksjoner for både å rette bildet til å stå helt rett og en funksjon for croppping.