Er din virksomhet på vei opp i Skyen? Ta fakturabehandlingen med!

Selv bestemor er på nett og spiller Wordfeud online med andre kjente og ukjente som også er i «ordskyen». «Alle» bruker mail, men aller flest er på Facebook, og det blir stadig enklere, fordi prinsippene for hvordan du orienterer deg i brukergrensesnittet er gjenkjennelig, så det er enkelt å gjette seg til hvordan du skal finne veien til det du ønsker å gjøre.

Det er blitt vanlig å lagre private data i iCloud, Dropbox, Google drive, selv Elkjøp selger en lagrings- og backuptjeneste. Igjen er vi «Alle» trygge på at dette virker og er trygt. For det er trygghet vi søker for at vi ikke lider overtramp fra fremmede interesser som kan misbruke opplysninger om oss, at ingen kan komme til våre private data, bilder etc.  og at vi er sikre på at det ikke blir slettet ved et uhell, datainnbrudd eller liknende hendelser. Alt dette er vi trygge på, og det fungerer og gjør våre liv enklere på mange måter, spesielt når det gjelder å få gjort de oppgaver vi skal gjøre og kommunisere med de som ikke sitter ved siden av oss. Nettverket vårt kommer tettere på.

Overveier dere å automatisere deres mottak, distribusjon og behandling av inngående fakturaer? I markedet ser vi i økende grad at bedrifter og virksomheter benytter skybaserte økonomiløsninger med det det omfatter mht. lavere kostnader og effektivisering av drift og vedlikehold av løsningene.

3 ting du bør vite om dere planlegger å behandle inngående fakturaer elektronisk i skyen

I lang tid var ikke regnskapsbransjen innstilt på å gjøre de nødvendige endringer i forhold til de effektiviseringsgevinster som moderne løsninger gir i behandlingsprosessene. Det tok jo tid og gav arbeid til mange. Det er ganske åpenbart at når tjenestene ligger på nett og alltid er tilgjengelig og dokumentene kommer inn ferdig registrert med alle data til distribusjon og behandling, at det tar bort mye av den gamle jobben med å motta posten, åpne den, sortere registrere, distribuere vente på behandling og godkjenning og søke etter forfalte fakturaer med risiko for morarenter etc.

Nå er det heldigvis slik at regskapsmedarbeidere, enten de er ansatte i en virksomhet eller et regnskapsbyrå, nå ser det rasjonelle og er med på den omstilling må måtte komme, før eller siden. Jeg husker en medarbeider som var med på en av de tidligste leveransene til Ibistic av system for elektronisk fakturabehandling. I tidlig fase av prosjektet var det en av regnskapsmedarbeiderne som protesterte høylydt og forsøkte å skape negativ stemning. Det forstod jeg ikke helt, inntil jeg fikk vite at hun hadde fått sparken fordi systemet skulle innføres og erstatte hennes jobb. Hun ble den mest positive til prosjektet da hun forstod alle de effektiviseringsgevinster innføring av Ibistic Invoice System med elektronisk fakturabehandling gav bedriften.

Med cloudbaserte løsninger er det ikke bare arbeidsprosessene som bliver mer effektive, driftsaspektet forenkles dramatisk og kostnadsoversikten blir mye enklere. Det er en rekke kostnadselementer som er vanskelige å beregne som forsvinner og selve kostnadsbildet blir mye tydeligere og normalt uten overraskelser. Den uklarheten som forsvinner er personalkostnader til drift av IT-løsninger med programmer, programvedlikehold, backup, hardware, drift og skifte av hardware, noe opplæring og support. Det er derfor ikke merkelig at eksperter forutser at etterspørselen etter cloud-baserte økonomistyringsapplikasjoner vil stige i løpet av de kommende år. Hva innebærer det for en virksomhet å ta fakturahåndtering opp i skyen? Her er 3 forhold du bør overveie:

 

1.     Det er forskjell på hostede og dedikerte cloud-baserte SaaS-tjenester.

Motstridende uttalelser om cloud har hos noen skapt forvirring og en feilaktig oppfatning om at Software as a Service (SaaS) og cloud hosting er det samme. Forskellen er at SaaS er en cloud-baseret forretningsmodel hvor et selskap betaler for å bruke en tjeneste som er eid av en SaaS-utbyder og leveres i skyen. Hostede løsninger driftes i et tredjeparts datasenter og eies og forvaltes av IT-avdelingen på stedet. Du kan se slik på det at SaaS løsninger kjører i et cloud-miljø hvor en og samme tekniske løsning brukes av alle kunder i samme driftsmiljø og samme «applikasjon» - programvare, uten at det går ut over sikkerhet og dataintegritet mellom kundene. Altså en betydelig mer effektiv driftsmodell.

Altså, de fleste Saas-løsninger leverer ”multi-løsninger”, noe som betyr at flere virksomheder arbeider i den samme applikation. Det medfører at softwareudbyderen hurtigt kan gjøre oppdateringer til alle kunder på én gang, i motsetning til hostede løsninger som oppdateres for hver enkelt kunde, en av gangen.

 

2.     Tenk konfigurasjon i stedet for tilpassede løsninger

Mens SaaS-løsninger er kommet et langt stykke på vei i forhold til å tilby en funksjonalitet som er sammenlignbar med lokalt hostede løsninger, er de dog ikke like tilpasningsdyktige – det kan for en del løsninger være vanskeligere å gjøre endringer i løsningen. Styrken er at de tilbyr gode konfigurasjonsmuligheter, og som dekker kundenes behov. For virksomheder som har hatt en spesialtilpasset fakturahåndteringsløsning, kan man tenke seg at overgangen er mer komplisert.

Ofte vil en moderne og moden løsning for elektronisk behandling av inngående fakturaer, ha den funksjonalitet man tidligere måtte spesialtilpasse. I tillegg vil en moderne løsning være planlagt i forhold til den rivende utvikling som er mht. effektivisering og erfaringsoppbygging i systemer som igjen vil medføre muligheter for automatisert arbeidsflyt og ferdiggjøring av dokumenter.

 

3.     Ressurser i virksomheten

For små og mellemstore virksomheter er cloud-baserte løsninger som regel både hurtigere og lettere at implementere enn lokalt hostede løsninger. Det betyr at de er lettere å komme til for virksomheter med begrensede ressurser til IT-drift eller begrenset teknisk kompetanse. Oppstartskostnadene er lavere – og dere er hurtigere i gang.

Når du velger løsning, er det viktig å huske på at en vellykket implementering av en automatisert og elektronisk fakturahåndteringsløsning ikke bør være avhengig av laveste pris, men fokuserer på at de applikasjoner eller tjenester som tilbys, oppfyller deres behov i dag, og som kan justeres og dekke deres behov på lengre sikt, slik at dere får den mest effektive løsning for deres behov.

 

En hurtig oppsummering

Virksomheter som har valgt å benytte seg av cloud-løsninger, ofte nevner den lave oppstartskostnaden og hvor enkelt det er å alltid å ha den siste versjon av softwaren.  Det faktum at det ikke krever vedlikehold eller oppdatering fra deres side, som de største fordelene ved denne typen løsninger. Fordelene er langt større enn de forbehold en evt. måtte ha i forhold til å  gå over til en cloud-basert løsning, eksempelvis for håndtering av inngående fakturaer og behandling av utlegg og reiseregninger for virksomheten.

Potensielt er det store besparelser å hente i administrasjon og tid. I kjølvannet fra den første åpenbare fordel kommer det å optimalisere prosesser og gi mere smidighet ved endringer i funksjonalitet. Normalt leverer disse løsningene også en høy grad av brukervennlighet. Sannsynligvis vil optimalisering av økonomistyringen med denne typen løsninger bidra til mer vekst i virksomheten.

Er din virksomhet begynte å bevege fakturabehandling op i skyen, kan du lese mer om hvordan det fungerer her.