Hva er invoicedrop.com?

Invoicedrop.com er en tjeneste som tilbys av Ibistic Technologies for å motta dokumenter via mail for videre prosessering. Det utstedes QR-koder som angir behandlingsprosedyren, om det er ønskelig med særskilt behandling.

Tjenesten gjør det mulig for Ibistics kunder å motta inngående fakturaer direkte fra leverandør sendt per mail til skanning, tolking samt verifisering og kvalitetssikring av de tolkede data. Invoicedrop-tjenesten sender de foredlede dataene til videre behandling med attestasjon, godkjenning og kontering i Ibistic Invoice System (En SaaS-tjeneste for arbeidsflyt knyttet til behandling av fakturaer). Leverandøren kan sende PDF eller TIFF filer til [firmanavn]@invoicedrop.com. Om fakturaene mottas på papir, kan brukere av invoicedrop-tjenesten skanne fakturaene til PDF- eller TIFF-filer og sende dem til deres egen invoicedrop-adresse.

Det er mulig å sende flere enn et enkelt dokument i en og samme e-mail. Likeledes er det mulig å sende både PDF og TIFF filer i samme e-mail. På nåværende tidspunkt kan en enkelt e-mail inneholde filer på opptil 50 Mb, mens hvert enkelt vedlegg ikke kan overstige 6,5 Mb.

Så snart e-mailen er blitt behandlet i invoicedrop.com, vil leverandøren motta et svar per e-mail om at dokumentet er mottatt, alternativt en melding om at det var feil i mottatte dokumenter med en forklaring på hva feilen består i (vennligst se nedenstående beskrivelse av mulige feilmeldinger).

Dokumentsporing

Et viktig element ved invoicedrop.com, er dokumentsporing. Når dokumenter sendes gjennom Ibistics tjeneste før de sendes til dokumentbehandler for tolkning av innhold, kontroller og manuell verifisering av dataene, tildeler Ibistic dokumentet et unikt sporings id-nummer, som følger dokumentet gjennom behandlingsleddene. Dette sikrer en avansert sporingsfunktion for det enkelte dokument og dokumentet spores således gjennom hele arbeidsflyten. Brukerne av Ibistics tjenester, vil gjennom et eget grensesnitt kunne følge dokumentet og se ankomne dokumenter og om de er behandlet innen den tidsramme som er angitt for prosessering, tolking og verifisering. Når et dokument mottas til behandling, kjenner Ibistic sporings-id’en og kan derfor oppdatere dokumentsporingen med en positiv kvittering. Om dokumentet av en eller annen grunn avvises i tolken, vil den sende strukturert information om det. Feilkvitteringen lagres i invoicedrop.com og en e-mail sendes automatisk til dokumentets avsender.

Typer av feilmeldinger

Om du har gjort en feil i forbindelse med å sende fakturaer til din kunde via invoicedrop.com, vil du modtage et svar per e-mail med en vedheftet fejlbeskrivelse. Det følgende er mulige feilmeldinger:


 
  • No attachment (Mangler vedheftet fil)

CRITICAL ERROR!
This message could not be processed for the following reason: Your mail contained no attachments.

Denne beskjeden kan ikke behandles, fordi din e-mail manglet en vedheftet fil.

  • Multiple recipients ( e-mailen sendes til flere enn én adresse)CRITICAL ERROR! 

This message could not be processed for the following reason: Your mail was sent to multiple recipients. Please only use one address in the TO header. 

Merk: Om man ønsker å sende en kopi av de e-mails som sendes til en person, kan man   benytte CC-feltet til dette.

 
 


 
 
  • No deliverable attachment
    CRITICAL ERROR! 
    This message could not be processed for the following reason: Your mail contained no deliverable attachment. No documents from this messages will be processed. 

    Dette betyr enten at mottakeradressen eller filtypen var var feil (se hvordan mottakeradressen defineres ovenfor).
  • Malformed PDF (Ugyldig PDF) CRITICAL ERROR! 

This message could not be processed for the following reason: The attachment 'qr.png.pdf' is invalid for the following reason: Invalid pdf document. File does not start with a valid header (%PDF) No attachments from this mail will be processed. 

Denne hendelse oppstår når en ugyldig PDF-fil leses inn. Dette er en atypisk feil. 

 
 


 
 
  • Malformed TIFF (Ugyldig TIFF) CRITICAL ERROR! 

This message could not be processed for the following reason: The attachment 'qr.png.tif' is invalid. Error details: Invalid tiff document. Invalid image file header. No documents from this messages will be processed. 

Denne hendelse oppstår når en ugyldig TIFF-fil leses inn. Dette er en atypisk feil. 

  • Unsupported document type (Fil-typen understøttes ikke)
    CRITICAL ERROR! The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: The file contains an unsupported document type. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 

    Please contact Ibistic Support if you have any questions. 
    [Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6] 

Filen inneholder en filtype, som ikke støttes.

 
 


 
 
  • Multiple documents in one (eventuelt deaktiveret) 
    CRITICAL ERROR! 
    The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: The file contains multiple documents. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 

    Please contact Ibistic Support if you have any questions. 
    [Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6] 

Filen inneholder eller består flere flere dokumenter.

  • Image quality not good enough (Billedfilen har ikke tilstrekkelig god kvalitet CRITICAL ERROR! 

The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: The image quality of the file is not good enough for interpretation. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 


Please contact Ibistic Support if you have any questions. 
[Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6] 

Kvaliteten på bildefilen er ikke god nok til for tolking ved at den kan være kjevskannet, utydelig for dårlig kontrast etc.

 
 


 
 
  • Not all pages of the documents are included in the file  (Alle sider ble ikke inkludert i filen)
    CRITICAL ERROR! 
    The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: Not all pages of the document are included in the file. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 

    Please contact Ibistic Support if you have any questions. 

    [Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6] 

Alle sider ble ikke inkludert i den behandlede fil.

  • Document corrupt (Beskadiget fil)
    CRITICAL ERROR! The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: The document is corrupt and cannot be interpreted. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 

    Please contact Ibistic Support if you have any questions. 
    [Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6] 

Filen er beskadiget og vil derfor ikke bli lest inn.

     
     


     
     
    • Other errors (Andre feiltyper)
      CRITICAL ERROR! 
      The following attachment was rejected by the OCR/interpretation service and will not be delivered: A10012601597-1211.pdf Error details: The file was rejected for other reasons. Please contact support. (Processed 17-01-2012 06:12:03) 

      Please contact Ibistic Support if you have any questions. 
      [Ibistic tracking id: e16672f6-0c17-4131-bbe0-e9ad296bcbd6]

    Filen ble avvist av andre grunner. 


     

    Få hjelp her - Online Help Desk

    Ved hjelp av Ibistics Online Help Center  kan du finne informasjon, brukerveiledninger og svar på ofte stilte spørsmål.

    Support teamet ser frem til at hjelpe deg

    For mer informasjon eller ytterligere spørsmål om bruken av Ibistics tjenester kan dere alltid kontakte vårt support team.