typing_keyboard-expenses-blue.png

Scanning, tolkning og verificering


SCROLL DOWN

Scanning, tolkning og verificering


4.png
 
 

FAKTURASCANNING MED IBISTIC

Ibistic Technologies udvikler og leverer en teknisk løsning til digital fakturahåndtering som leveres som SaaS (Software as a Service).


Virksomheden har altid haft følgende punkter centralt i sin vision og strategi:

  • Bidrage til elektronisk handel bygget på EDI (Electronic Data Interchange)
  • Miljøhensyn ved at digitalisere information, som kan flyttes fra papir
  • Undgå papirspild
  • Koordinere aktiviteter, der sparer virksomheder for tid og penge
  • Bidrage til øget fokus på den enkeltes kernevirksomhed
  •  Forenkling af forretningsprocesser

Det sidste punkt er selve grundlaget for at Ibistic, som nogle af de første, har tilrettelagt en rationel tjeneste til opsamling og digitalisering af fakturainformation. Læs mere om fakturaskanning på denne side.


 
farvede to hjørner.png
 
Modtagelse af fakturaer til scanning
 

SCANNING, TOLKNING OG VERIFICERING AF FAKTURAER

I Danmark sendes fakturaer, kreditnotaer og rykkere primært i 3 formater:

 

1.png
 

Papirprint - sendt med posten

Selv om det ikke er optimalt, er der stadig mange leverandører, der sender papirfakturaer via posten. Det fører til ekstra arbejdstimer og ringe fordelte kompetencer hos personen/virksomheden, der modtager fakturaerne i papirformat. I processen hos modtager skal man enten registrere data og information i økonomisystemet manuelt og derefter godkende på papir - eller som de lidt mere moderne virksomheder gør, kan man selv scanne fakturaerne, så de kan uploades til et system til tolkning af indhold og rettelse af eventuel fejltolkning før fakturaerne kan sendes videre til godkendelse og kontering. I kan omgå den lave præcision i forbindelse med fakturatolkning og optimere hele processen ved at gøre, som flere moderne virksomheder og Ibistics kunder gør. Det sparer jer for:

  • Åbning af post og manuel arkivering
  • Scanning
  • Tolkning
  •  Verificering og kvalitetssikring af data

Til professionelle som har dette som kerneforretning. Det kan endnu ikke garanteres, at indlæst data er 100 % korrekt - men Ibistics kvalitetsgaranti ligger på 99,8 %.

 
 
 
2
 

Per e-mail som PDF-faktura

Der et hav af gode grunde til at tage hensyn til miljøet og undgå papir som format, når det er: unødvendigt, dyrt, tidskrævende og slider på miljøet. Derfor har Ibistic har sørget for, at det kan betale sig at gå væk fra at bruge papir og over til elektroniske fakturaer og bilag via:

  • Invoicedrop.com til modtagelse af fakturaer i PDF og TIFF
  • E-faktura - og PEPPOL- dokumentformater og infrastruktur

PDF = Portable Data Format

TIFF = Tagged Image File Format (TIFF er også et format som benyttes på linje med PDF)

Det man vinder med at bruge PDF-fakturaen er altså, at man slipper for at hente og åbne post - og i stedet for downloader filen fra e-mail og gemmer den i et fil-opbevaringsområde, Dropbox, C:\ eller et lignende sted. PDF'en skal derefter downloades til et system til videre håndtering, som beskrevet ovenfor. De mere avancerede benytter sig af et system til:

  • Tolkning
  • Verificering og kvalitetssikring af data

Til profesionelle som har dette som kerneforretning. Der kan endnu ikke garanteres 100 % korrekthedsgaranti på data. Ibistics kvalitetsgaranti ligger dog på 99,8 %.

 
 
 
3
 

Direkte elektronisk (fx som OIOUBL-fil/e-faktura)

Direkte digitale e-fakturaer, som bliver sendt via fx NemHandel i et specielt fil-format, det kan fx være OIOUBL, sendt via NemHandel. Denne metode er klart at foretrække, da det er langt den simpleste måde at modtage fakturaer på.

Du kan læse mere om det elektroniske faktura format her:

 

 
 
 

få bedre forståelse for scanne-, tolke- & verificeringsprocessen- Se videoen her.

For at du kan få en bedre forståelse for processen, har vi lagt denne video ud fra en af vores leverandører - her får du et indblik i, hvad selve processen indebærer.

 
 

 

Ibistics konceptskitse

Sådan fungerer fakturascanning hos Ibistic: 

Ibistics konceptskitse for scanningsprocess
 
 
typing_keyboard-expenses-blue.png

Interesseret i at prøve systemet til fakturahåndtering?


SCROLL DOWN

Interesseret i at prøve systemet til fakturahåndtering?


Om registrering af fakturadata og modtagelse - scanning


SCROLL DOWN

Om registrering af fakturadata og modtagelse - scanning


 
 

 

OM REGISTRERING AF FAKTURAINFORMATIONER

 

Her fokuseres der på de to første punkter. Fælles for disse to er, at de skal behandles for at kunne trække den ønskede data ud elektronisk, således at de kan bearbejdes yderligere i et decideret system til elektronisk fakturahåndtering, altså som led i en digital process for fakturabehandling.

 

 

Registrering aF fakturaINFORMATION gøres På 2 MÅDER:

 
Manuel registrering af data

Modtagelse af fakturaer i papirformat via posten med poståbning og forberedelse til scanning med fjerning af hæfteklammer, papirclips, unødvendig reklame osv. med scanning af papir til elektronisk billede, TIFF. 

 
elektronisk tolkning af indholdet i fakturaerne

Modtagelse af TIFF eller PDF via e-mail til invoicedrop.com, hvor de vedhæftede fakturabilag automatisk løftes af e-mailen, tildeles et ID og sendes i et flow til tolkning og verificering. Elektronisk tolking af indholdet i fakturaerne. Tolkingen sker ved hjælp af OCR (Optical Caracter Recognition). Det gøres i et system, som genkender værdierne, som systemet skal tolke og konvertere til den tekst og de tal, der er nødvendige til registrering af fakturaerne.

 
 

 
 
 
fælles for modtagelse af faktura til scanning
 

FÆlles for DE 2 FORMATER ER:

Skal tolkes (OCR-læses)

Dataene skal verificeres/kvalitetssikres

Data kan ikke garanteres at være 100 % korrekte. Vores garanti er på 99,8 %. 

Arbejdet med dette er dyrt og tidsskrævende at gøre selv. 

Det kræver speciel kompetence, og kan med fordel outsources til en professionel leverandør.

Arbejdet er ikke rentabelt eller fremtidssikret og bør ikke være ressourcekrævende i dag, hvor formater som (OIOUBL/EHF) er kommet på markedet.

 

 
 

 
 
 
 
mottak_av_elektronisk_faktura_miljovenligt.png

Modtagelse af papirfakturaer

Modtagelse af fakturaer via e-mail (PDF / TIFF)

 
 

Nationalt og internationalt sendes hovedparten af fakturaer i papirformat. Ibistic har tilknyttet forskellige leverandører, der understøtter tjenesterne på forskellige områder, og vi foretager løbende vurderinger af kvaliteten og prisen på disse tjenester og services.

Fordi Ibistic har first-line support på vores løsninger, er vi 100% afhængige af kvaliteten af disse tjenester. Selvom vores garanti er på 99,8% korrekt datainformation, er det ikke uden betydning, at kvaliteten af de tjenester vores leverandører bidrager med, er høj. Den høje procent på korrekt datalevering kan også tilskrives et effektivt samarbejde mellem os og vores underleverandører på disse tjenester.

 

 

  • Modtagelse, åbning, sortering og forberedelse af fakturaerne til scanning
  • Scanning af fakturaer
  • Tolkning/OCR-læsning af det scannede billede (TIFF eller PDF)
  • Maskinmæssig evaluering af overført data
  • Manuel verificering og korrektion af de tolkede data
  • Overførsel af det elektroniske billede og de digitaliserede fakturadata.
 

Alle Ibistics kunder har mulighed for at få en separat e-mail-adresse tilknyttet til at modtage fakturaer via e-mail. Man får her tildelt en særskilt xxx@invoicedrop.com-adresse. Invoicedrop er en service udviklet af Ibistic til modtagelse af fakturabilag og vedhæftede filer via e-mail. Med denne tjeneste kan man scanne indgående/modtagne fakturaer selv og få dem tolket og verificeret med høj kvalitet til en lav pris. 

Leverandører kan sende direkte til den samme adresse, hvilket sikrer at fakturaerne bliver leveret automatisk i Ibistic Invoice System på den samme måde, færdig tolket og verificeret til den samme billige pris. Håndteringen af fakturaer er på mange måder meget lig den, som er beskrevet for papirformat. 

 

  • Kan indeholde et scannet billede, som nærmest er et TIFF-billede i PDF'en
  • PDF kan være mere eller mindre åbent og læsbart
  • PDF kan være genereret i forskellige systemer, og derfor have forskellige kvalitet
  • Der er næsten 20 forskellige PDF-formater. Det giver en udfordring i forhold til tolkning
  • Der er ligeledes stor forskel på om PDF-dokumentet er systemgenereret eller om det ankommer som et scannet billede fra en tilfældig scanner, der fx trækker skævt, scanner i farve eller sort/hvid m.m.