Er din virksomhed på vej op i Skyen? Tag fakturahåndteringen med!

Digitaliseringen raser, alle har smartphones, diverse profiler og applikationer, som vi konstant er online på - selv bedstemor er online og spiller Wordfeud med både venner og ukendte, som også befinder sig i "Ord-skyen ". Alle sender eksempelvis e-mails, og langt de fleste har en tilstedeværelse i en eller anden form på Facebook  -  og det bliver til stadighed nemmere for brugeren og mere intuitivt at navigere i alle disse online platforme, fordi principperne for, hvordan man orienterer sig i brugergrænsefladen er genkendelige. I takt med den digitale udvikling, er det blevet almindeligt at opbevare private data i iCloud, Dropbox, Google Drev, og have sit arkiv og backup service online. Endnu engang er vi "Alle" overbevist om, at det virker og er sikkert. For det er sikkerhed, vi søger, så vi ikke bliver udsat for overtrædelser fra fremmede interessenter, der kunne misbruge oplysninger om os, så ingen kan komme til vores private data, billeder osv, og vi føler os sikre på, at det ikke vil blive slettet ved et uheld, brud på datasikkerheden eller lignende. Alt dette har vi en forventning om virker og gør vores liv lettere på mange måder, især når det kommer til at få løst de opgaver vi har og kommunikere med dem, der ikke sidder lige ved siden af os.

Men når nu den online verden alligevel kommer stormende med sine løfter om aktualitet, konstant tilgængelighed, papir som aldrig mere forsvinder og logs over stort set alt, hvad der foregår i den menneskelige verden – var det så ikke på tide, at digitalisering også gjorde gavn med lige netop dét, der giver dig grå hår? Styring af fortrolige dokumenter, regnskaber, forretningspapirer m.m. som kræver solid dokumentation og opbevaring, for ikke at tale om – ufattelige mængder ressourcer af din tid, som du og dine kollegaer kunne have brugt anderledes.

3 ting du bør vide, hvis I planlægger at håndtere leverandørfakturaer elektronisk i skyen

Overvejer I at automatisere jeres styring og behandling af leverandørfakturaer? Overordnet set bliver arbejdsbyrden i stigende grad flyttet til skyen for at udnytte de gode omkostnings- og driftseffektiviseringsfordele, der er på denne nyere type platform. I takt hermed ser vi en klar tendens på markedet, hvor virksomheder tager cloud-baserede finansielle løsninger i brug med alt hvad de indebærer; lavere omkostninger, et mere strømlinet workflow og uden krævende vedligeholdelse af løsningerne.

Tidligere var der en tendens hos økonomiafdelingerne til at hænge lidt i bremsen i forhold til at tage de digitale tendenser helt til sig, og rykke med over i den online og papirløse verden. Med de nyere cloud-baserede teknologier, er økonomifunktionen dog kommet med på bølgen. Med cloud-baserede løsninger er ikke kun arbejdsgange, der bliver mere effektive også på det operationelle plan lettes processer og bliver mere genemsigtige - og så er det omkostningseffektivt. Der er flere økonomiskeelementer, der kan være vanskelige at beregne, som med disse løsninger forsvinder og selve omkostningsbilledet bliver meget tydeligere og uden uforudsete overraskelser. En del af de uklarheder, der forsvinder er  fx personaleomkostninger til drift af it-løsninger og systemer, systemvedligeholdelse, backup, hardware, drift og udskiftning af hardware, oplæring i systemer og support. Det er derfor ikke mærkeligt, at eksperter forudser, at efterspørgslen efter cloud-baserede økonomistyringsapplikationer vil stige i løbet af de kommende år.

Men hvad indebærer det for en virksomhed at tage fakturahåndtering med op i skyen? Her er 3 ting, I bør overveje.

 

1.     Der er forskel på hostede – og deciderede cloud-baserede SaaS-tjenester.

 

Modstridende udtalelser om Cloud har hos nogen skabt forvirring og en fejlagtig opfattelse af, at Software as a Service (SaaS) og cloud hosting er det samme. Forskellen er, at SaaS er en cloud-baseret forretningsmodel, hvor en organisation eller et selskab betaler for at bruge en løsning, der er ejet af en SaaS leverandør indenfor det pågældende område, og som leveres ”i skyen”. Hostede løsninger hostes i et tredjeparts datacenter og både ejes og administreres af IT-afdelingen på stedet.

Du kan betragte det således, at SaaS-løsninger kører i et cloud-miljø, hvor det er den samme tekniske løsning, der anvendes af alle kunder, som således arbejder i den samme applikation/software, uden at det går udover sikkerheden og dataintegriteten mellem kunderne. Det betyder altså, at flere virksomheder arbejder i den samme applikation, men er isoleret fra hinanden. Denne model medfører, at softwareudbyderen hurtigt kan køre opdateringer til alle kunder på én gang – modsat hostede løsninger, som opdateres hos en kunde ad gangen.

 

 

2.     Tænk konfiguration i stedet for tilpassede løsninger

 

Mens SaaS-løsninger er kommet et langt stykke vej i forhold til at tilbyde en funktionalitet, der er sammenlignelig med lokalt hostede løsninger, er de dog ikke så tilpasningsdygtige – det kan være sværere at lave ændringer på løsningen. Styrken er, at de tilbyder stærke konfigurationsmuligheder, der møder kundernes behov. For virksomheder, der har haft en meget specielt tilpasset fakturahåndteringsløsning, kan det være en mere kompliceret overgang.

Ofte vil en moderne løsning til elektronisk behandling af leverandør fakturaer være inklusiv den funktionalitet, som man ellers tidligere måtte tilpasse. Hertil kommer, at den moderne løsning oftest vil være udviklet med forbehold for at kunne justeres til den rivende udvikling, der indenfor effektivisering af systemer. Det giver også mulighed for at automatisere workflow og efterbehandling af dokumenter.

 

3.     Ressourcer i virksomheden

 

For små og mellemstore virksomheder er cloud-baserede løsninger som regel både hurtigere og lettere at implementere end lokalt hostede løsninger. Det betyder, at de er lettere at tilgå for virksomheder med begrænsede ressourcer til IT eller teknisk viden. Opstartsomkostningerne er lavere – og I er hurtigere i gang.

Når du vælger løsning, er det vigtigt at huske på, at en vellykket implementering af en automatiseret og elektronisk fakturahåndteringsløsning ikke bør være afhængig af laveste pris, men fokuserer på, at de applikationer eller tjenester, der tilbydes, opfylder jeres behov og som kan justeres og opfylde jeres behov på sigt – så I får den mest effektive løsning for jer.

 

 

En hurtig opsummering

Virksomheder, der har valgt at benytte sig af cloud, nævner ofte den lave opstartsomkostning, letheden i altid at have den nyeste software, og det faktum, at det ikke kræver vedligehold eller opdatering fra deres side, som de største fordele ved denne type løsning. Fordelene er langt større end de forbehold, der evt. måtte være, i forhold til at overgå til en cloud-baseret løsning til håndtering af leverandørfakturaer, rejseafregninger, udlæg og andre virksomhedsomkostninger.

Potentielt er der store omkostningsbesparelser at hente i administration og tid. I kølvandet af den første åbenlyse fordel kommer, at det vil være muligt at optimere processer og give mere smidighed i forbindelse med ændringer i funktionalitet, og så leveres disse løsninger med høj brugervenlighed. Øjensynligt vil optimering af økonomistyringen med denne type løsninger bidrage til mere vækst i virksomheden.

Er jeres virksomhed igang med at flytte fakturahåndteringen online, kan du læse mere om, hvordan det foregår her.