Succesfuld implementering af automatiseret fakturahåndtering hos SiO

 
100 procent af indgående fakturaer behandles elektronisk.png

Interesseorganisationen for studenter SiO i Norge (  Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus) har været hurtige på aftrækkeren med implementeringen af elektronisk fakturahåndtering. I dag bliver hele 85 procent af de indgående fakturaer behandlet elektronisk i regnskabsafdelingen hos SiO. Det vil sige, 100 procent af de indgående fakturaer bliver håndteret digitalt, heraf er 85 procent i det nye elektroniske EHF format. EHF format er en elektronisk faktura, som sendes direkte fra afsender til modtagers økonomisystem og kan sammenlignes med det danske Nem Handel. 

Tidligere fik vi papirfakturaer til en postboks i Trondheim, hvor vores partner tegnede sig for modtagelse, scanning og kontrol. Senere gik vi over til en e-mail løsning, hvor fakturaen blev sendt som PDF til en e-mailadresse.
— Irene Lorentzen, regnskabschef i SiO

 

Tidskrævende fakturamodtagelse og godkendelse

SiO modtager fakturaer fra virksomheder i en række forskellige brancher. I 2016 modtog SiO 18.500 indgående fakturaer eller leverandørfakturaer med et samlet beløb på 750 mio. Håndteringsprocessen var tidskrævende og SiO besluttede derfor at indføre EHF faktura formatet i foråret 2015.

 

 
Det første vi gjorde, var at sende et informationsbrev ud til alle leverandører, om at vi havde indført elektronisk modtagelse af faktura. I løbet af otte uger, nåede vi vores første målsætning om at have 50 procent af alle indgående fakturaer som EHF faktura.
— Solveig Braathen, Team leder i SiO
indgaaende-faktura-SiO.png

 

Kontrol med leverandører

System-development-ibistic.png

SiO følger udviklingen på ugentligt basis og regnskabsafdelingen holder nøje øje med de leverandører, der endnu ikke er overgået til at sende EHF fakturaer.

En vellykket overgang til EHF faktura kræver at indkøbere og leverandører også indgår i processen med elektronisk fakturahåndtering. Vi arbejder tæt sammen med systemudviklere fra Ibistic om at hjælpe vores leverandører med overgangen til EHF.
— Irene Lorentzen, regnskabschef i SiO

 

Adskillige fordele ved EHF

Implementeringen af EHF har givet flere økonomiske og administrative fordele. I et interview til Norske Business Norge udtaler SiO, at de er meget tilfredse med den digitale håndtering af fakturaer. Irene Lorentzen og Solveig Braathen er enige om, at overgangen til EHF formatet har medført adskillige økonomiske og administrative fordele.

EHF faktura sendes direkte fra afsenderen til modtagerens regnskabssystem- og regnskabsafdelingen slipper for fordelingsarbejdet med fakturaer. Fordi EHF fakturaer automatisk indlæses, får vi hurtigt opdaterede tal i ERP-systemet. Det mindsker risikoen for fejl og giver os et bedre overblik.
— Irene Lorentzen, regnskabschef i SiO
SiO-kundecase-for-ibistic-logo.png

 

Læs også artiklen i Business Norge (økonomi), hvor SiO giver et interview om deres oplevelse med implementering af EHF-formatet.