Forenede Service digitaliserer 70.000 årlige fakturaer

Med en SaaS-løsning fra Ibistic Technologies er Forenede Service i gang med at digitalisere fakturahåndteringen i den store, vidtforgrenede koncern. Samtlige fakturaer gøres tilgængelige på en central server, hvilket gør godkendelsesproces og fakturabetaling mere sikker og overskuelig.

Foren. service.png

 

Et af nordens største serviceselskaber er lynhurtigt kommet i luften med et nyt elektronisk fakturahåndteringssystem. Forenede Service’ geografiske spredning går fra det nordligste Sverige til det sydligste Jylland, og derfor var hurtig og enkel implementering og vedligehold et helt centralt krav til koncernens nye fakturaløsning.

Valget faldt på en SaaS-løsning fra Ibistic Technologies, som i forvejen har leveret lignende løsninger til en lang række erhvervsvirksomheder og offentlige organisationer. Løsningen samler de ca. 70.000 fakturaer, Forenede Service modtager årligt, på én central server, hvorfra de distribueres elektronisk til koncernens knap 20 datterselskaber. Det giver overblik over fakturaernes godkendelsesproces og skaber sikkerhed i det økonomiske flow, fordi bogholderiet elektronisk kan følge hver enkelt faktura gennem hele godkendelsesprocessen i organisationen.

 
Med kontorer fordelt over et stort geografisk område, var vores vigtigste krav at komme hurtigt i gang. Ved at satse på en SaaS-løsning kan vi få brugerne i gang lige så hurtigt, som vi kan oprette dem med brugernavn og password. Det giver en fantastisk dynamik og fleksibilitet.
— Carsten Clement, Økonomidirektør og nu koncerndirektør i Forenede Service
 
security.png

 

SaaS skaber overblik og sikkerhed. Hidtil er alle fakturaer i Forenede Service blevet håndteret på papir og med almindelig post eller fax. Bogholderiet har modtaget alle fakturaer, registreret dem og sendt dem rundt i organisationen til godkendelse, hvorefter fakturaerne er blevet returneret til bogholderiet til betaling. Udover at være meget tidskrævende, er det en proces, der umuliggør ethvert overblik, og som i princippet ikke indeholder pålidelige kontrolmekanismer.

Ved at håndtere fakturaerne elektronisk kan Forenede Service følge hver enkelt faktura fra modtagelse til betaling og dermed sikre, at alle betalinger sker til tiden. Samtidig kan der opsættes policies for godkendelsesprocessen både med hensyn til, hvem der må godkende fakturaer, og hvor store beløb den enkelte godkender må signere. 

 
Vi får væsentlig bedre hånd i hanke med hele godkendelsesprocessen. De policies, vi kan opsætte i systemet, afspejler de godkendelsesregler, vi hele tiden har haft, men forskellen er, at vi med den elektroniske løsning er sikre på, at de bliver håndhævet. Det var et af de afgørende krav fra vores side, fordi det giver en kæmpe sikkerhed.
— Carsten Clement, økonomidirektør og nu koncerndirektør i Forende Service
 

Om Forenede Service. Med 7 selskaber og 7.500 medarbejdere i Danmark og Sverige er Forenede Service en af nordens største servicekoncerner og betjener nogle af de største virksomheder. Forenede Service er et dansk familieforetagende med aktiviteter indenfor Facility Service og Health Care, herunder rengøring, omsorg og kantinedrift. Koncernen har hovedkontor i Søborg, København og er gennem 50 år blevet ejet og ledet af grundlæggeren Peer C. Krogh. Flere oplysninger på: www.forenede-service.dk.